ORGANISASI PERKANTORAN
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan penting dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efesien. Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa mengoptimalkan efesiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasisebuah perusahaan.
Dewasa ini, prinsip pengorganisasian, yang digunakan manajer berasal dari berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun terakhir. Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian. Sehingga keorganisasian perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari Tahun ke tahun. Hal tersebut terjadi karena banyaknya civitas muda yang semakin berkembang.
Dalam hal ini akan lebih lanjut diperinci dengan prinsip-prinsip organisasi, struktur organisasi, merancang menganalisis dan mendeskripsikan pekerjaan, serta sekretaris atau kesekretariatan. Yang semuanya itu sangat urgen sekali dalam pembahasan organisasi perkantoran. Dan selanjutnya untuk lebih jelasnya akan dibahas di bab berikutnya.
B. Rumusan Masalah
Pokok permasalan yang diangkat , meliputi :
1) Apa definisi dari organisasi perkantoran ?
2) Unsur-unsur apa saja yang termasuk dalam organisasi perkantoran ?
3) Apa saja struktur organisasi dalam perkantoran?
4) Apa masalah dan solusi dalam organisasi perkantoran ?
PEMBAHASAN
1) Landasan teori
Dalam pengertiannya yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.
Organisasi adalah juga sistem. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan , yaitu sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan kerjasama itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka setujui bersama.
Kerjasama di antara orang-orang dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat berkomunikasi satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’ sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan kerjasama itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan di antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya koordinasi dapatlah dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan , kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.
Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat. Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.
Setiap organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.
Demikianlah tujuan organisasi dengan tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian ketergantungan yang untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Tujuan → Pekerjaan →Fungsi →Tugas → Pelimpahan Wewenang → Permintaan Tanggung Jawab → Kewajiban Bertanggung Jawab.
Tangung jawab terakhir mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasinya.
→Glenn W, Howard dan Edward Masonbrink (Administration of Physical Education, 1963) mencatat bahwa kantor sebagai pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu :
- ruang studi dan kerja (a work and study room ),
- suatu ruang konperensi ( aconference room ) ,
- suatu ruang perundingan ( a negotiating room ),
- suatu pusat informasi ( an information center),
- suatu pusat pelayanan ( a service center ),
- suatu ruang warkat ( a room of records),
- suatu ruang penerima tamu ( a reception room),
- dan seringkali semata-mata sebagai suatu lambang status ( a symbol of status).
Sebagai contoh sebuah perusahaan dapt mempunyai struktur organisasi yang dapt digambrkan sebagai berikut :
PUCUK PIMPINAN
-Bagian Produksi
-Bagian Marketing
-Bagian Accounting
-Unit OfficeManager
Dengan demikian , dalam praktek perusahaan wewenang koordinasi dan tugas pelayanan office manager itu dapat digambarkan demikian :
PUCUK PIMPINAN
-Bagian Produksi - kantor pabrik A & kantor pabrik B
-Bagian Marketing - kantor penjualan
-Bagian Accounting - kantor keuangan
-Unit Office Manager - juru- juru tata usaha
→Berhubungan dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor tidak hanya seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu mengikuti asaz-asaz petunjuk dari simmons yg berikut :
a. Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor bergantung pada besarnya kantor itu.
b. Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).
c. Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu para juru tatausaha menuju ke atas.
d. Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana meupun sebagi pengawas.
e. Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau rumitnya pekerjaan.
f. Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.
g. Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager untuk memikul tugas bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.
→Mengenai pola pembagian kerja di antara para pegawai dalam bidang tatausaha , pada umumnya menurut C. L Littlefield dan R. M . Peterson ( Modern Office Management, 1956) dikenal dengan 2 macam rencana :
Rencana Urutan (serial plan) dan Rencana Sejajar (Paraflel Plan)
a. Unsur-unsur Organisasi
Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :
1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan.
2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang.
3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan.
4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain sebagai berikut :
- Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif
b. Struktur Organisasi
Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini menciptakan struktur organisasi. Dengan kata lain, struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin dan beberapa bawahan. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur yang lebih rumit.
Satu struktur oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan kaitkan satu sama lain. Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti.
Struktur organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang penting, yakni spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tangung jawabnya), standardisasi (perlu ada suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu), koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang pada stu pimpinan pusat (sentralisasi) atau dengan pembagian wewenang tertentu kepada tiap-tiap bagian (desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan).
Dibawah ini akan dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi, struktur modern dan organisasi informal dalam perusahaan.
Departementasi (fungsional, produk, wilayah)
Pembahasan mengenai struktur organisasi berdasarkan departementasi akan dibagi dalam tiga bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan dalam dunia perusahaan bisnis.
Fungsional paling banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-perusahaan menengah kebawah. Kata lain dari struktur organisasi fungsional adalah organisasi lini dan staf. Dibawah akan dibahas tentang struktur organisasi lini, staf dan lini-staf:
Organisasi Lini
Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Dalam organisasi ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak digunakan pada perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik[5].
Kelebihan struktur garis. Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak ada halangan birokrasi.
Kekurangan struktur garis. Kekurangan terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks. Hal ini menjadikan manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri karena tidak adanya staf tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa tugas harus didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan pengganti personel manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas karyawan yang terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial.
Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini.
Kelebihan struktur garis (lini) dan staf. Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi, manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Tentunya hal ini akan sulit kita jumpai pada struktur garis yang murni. Dan sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis.
Kekurangan struktur garis dan staf. Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita temukan fenomena karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang menghalangi perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf.
Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur dibagi kepada beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik, dsb). Tetapi mereka tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.
Departementasi Produk
Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada beberapa produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali, maka perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap struktur organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan struktur organisasi fungsional.
Kelebihan struktur produk. Struktur ini memungkinkan beberapa devisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik untuk mereka. Katika struktur alternative digunakan seperti garis dan staf, proses dan prosedur akan terstandardisasi dalam keseluruhan perusahaan. Adapun aktivitas yang lain dapat di koordinasikan tersendiri oleh tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari kantor pusat.
Kekurangan struktur produk. Dengan dimungkinkannya tiap devisi untuk berjalan dengan cara masing-masing dibandingkan struktur lain, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa devisi dalam mencapai tujuan perusahaan. Lebih jauh, masalah yang dihadapi oleh beberapa devisi mungkin akan dirasakan perusahaan secara keseluruhan.
Struktur Komite
Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial, dimana yang lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini cocok digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan sebelumnya. Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus berjalan, struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya.
Kelebihan struktur komite. Rekomendasi yang diberikan komite kadang kala diterima lebih baik dari pada yang dibuat oleh individu atau bawahan yang terdapat dalam wewenang garis. Kekurangan struktur komite. komite sring kali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan baik. Tidak semua komite sama produktifnya. Khususnya yang di dominasi oleh beberapa individu.
Departemen Wilayah
Pembentukan struktur organisasi departementasi/divisional wilayah sangat diperlukan pada usaha yang beroperasi tersebar di berbagai wilayah baik pada beberapa Negara, propinsi, maupun daerah. Tujuan terbentuk organisasi ini dalam rangka meningkatkan pangsa pasar produk-produk mereka. Struktur organisasi wilayah umumnya digunakan oleh usaha perbankan, perdagangan, asuransi, dan sebagainnya. Bentuk struktur dapat dilihat sebagai berikut
2) Pembahasan masalah dan solusi
Perubahan organisasi mampu melakukan berbagai inovasi Organisasi harus berani melakukan perubahan atau inovasi sesuai dengan perkembangan lingkungan (breaking the rules) dan menanamkan kepercayaan bahwa melakukan sesuatu yang berbeda bukan berarti melawan tatanan yang sudah ada tapi justru sebagai upaya memenuhi kebutuhan pegawai yang senantiasa berkembang dan berubah. Menurut Mc Kinsay desain organisasi didefinisikan sebagai 7-S yaitu:
1. Strategy, harus memiliki strategi yang dapat menghantarkan organisasi mencapai tujuannya sesuai dengan SWOT organisasi. Ada tiga strategi yang dapat digunakan yaitu cost leadership, focus, dan product differentiated;
2. Structure, ada empat hal yang harus diperhatikan span of control, departementalisasi, sentralisasi-desentralisasi dan koordinasi;
3. Staff, proses pemilihan staf yang akan digunakan harus tepat sesuai strategi yang digunakan;
4. Skills, disesuaikan dengan strategi yang digunakan organisasi;
5. Shares value; disesuaikan dengan strategi yang digunakan organisasi;
6. Style dan System harus sesuai dengan strategi yang digunakan dalam organisasi. Oleh karena semua di dunia ini berubah maka 7-S atau desain organisasi juga harus berubah sesuai dengan perubahan lingkungan agar dapat lebih adaptif,
7. Survive. Kombinasi dari kompetisi global, komputerisasi dalam proses manufaktur, dan komunikasi instan mempunyai implikasi. Paradigma inovasi dapat berubah hanya jika pimpinan secara stgnifikan mengubah para pegawai untuk memiliki komitmen terhadap proses inovasi yaitu:
1. Membuat inovasi terwujud, dengan mengumpulkan keberanian dan menpdi pendorong proses inovasi.
2. Mendorong inovasi secara personal dengan memberikan pertanggungjawaban dan hak ke kepada pemimpin puncak. TOMP – MB IPB 17
3. Menyusun tujuan inovasi seperti persentase penjualan produk baru untuk mendorong usaha inovasi.
4. Menyediakan pendanaan untuk membiayai proses inovasi.
5. Menetapkan budaya inovasi.
6. Mengawasi dengan sentuhan lembut tanpa kekerasan.
7. Menyediakan reward intrinsik.
Kesimpulan
Organisasi perkantoran adalah satu jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibuat oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya.
Struktur dalam organisasi memiliki macam-macam bentuk, mulai dari di bidang organisasi perkantoran/perusahaan sederhana dan sampai yang lebih luas. Ini disesuaikan berdasarkan banyaknya anggota, itu terdiri dari: Organisasi lini (garis lurus), Organisasi lini dan staf, Departementasi produk, Komite, Wilayah. Di setiap personel mempunyai tugas dan tanggung jawab sendiri berdasarkan jabatannya, mulai dari kepala kantor sampai pemegang keuangan. Ini dilakukan demi melancarkan jalannya perusahaan/kantor. Tapi hanya dua tugas yang paling penting yakni manajer kantor dan pengawas kantor.
Saran
Dengan mengetahui struktur dan peran setiap jabatan yang ada di dalam perkantoran sangat penting ,diwajibkan semua aspek yang berada di dalamnya menjalankan peran dan fungsi mereka sebagaimana seharusnya seorang staff harus lebih berinovasi dan atasan memberi kebijakan dan perlakuan baik terhadap staff.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan penting dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efesien. Lebih lanjut, fungsi ini dapat menentukan apakah organisasi bisa mengoptimalkan efesiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini didefinisikan oleh Robbins sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal tersebut dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasisebuah perusahaan.
Dewasa ini, prinsip pengorganisasian, yang digunakan manajer berasal dari berbagai teori manajemen yang telah berkembang dalam seratus tahun terakhir. Prinsip ini memberikan petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk memandu pencapaian. Sehingga keorganisasian perkantoran semakin lama akan semakin berkembang dari Tahun ke tahun. Hal tersebut terjadi karena banyaknya civitas muda yang semakin berkembang.
Dalam hal ini akan lebih lanjut diperinci dengan prinsip-prinsip organisasi, struktur organisasi, merancang menganalisis dan mendeskripsikan pekerjaan, serta sekretaris atau kesekretariatan. Yang semuanya itu sangat urgen sekali dalam pembahasan organisasi perkantoran. Dan selanjutnya untuk lebih jelasnya akan dibahas di bab berikutnya.
B. Rumusan Masalah
Pokok permasalan yang diangkat , meliputi :
1) Apa definisi dari organisasi perkantoran ?
2) Unsur-unsur apa saja yang termasuk dalam organisasi perkantoran ?
3) Apa saja struktur organisasi dalam perkantoran?
4) Apa masalah dan solusi dalam organisasi perkantoran ?
BAB II
PEMBAHASAN
1) Landasan teori
Dalam pengertiannya yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.
Organisasi adalah juga sistem. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan , yaitu sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan kerjasama itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka setujui bersama.
Kerjasama di antara orang-orang dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat berkomunikasi satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’ sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan kerjasama itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan di antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya koordinasi dapatlah dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan , kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.
Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat. Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.
Setiap organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.
Demikianlah tujuan organisasi dengan tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian ketergantungan yang untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Tujuan → Pekerjaan →Fungsi →Tugas → Pelimpahan Wewenang → Permintaan Tanggung Jawab → Kewajiban Bertanggung Jawab.
Tangung jawab terakhir mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasinya.
→Glenn W, Howard dan Edward Masonbrink (Administration of Physical Education, 1963) mencatat bahwa kantor sebagai pusat aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu :
- ruang studi dan kerja (a work and study room ),
- suatu ruang konperensi ( aconference room ) ,
- suatu ruang perundingan ( a negotiating room ),
- suatu pusat informasi ( an information center),
- suatu pusat pelayanan ( a service center ),
- suatu ruang warkat ( a room of records),
- suatu ruang penerima tamu ( a reception room),
- dan seringkali semata-mata sebagai suatu lambang status ( a symbol of status).
Sebagai contoh sebuah perusahaan dapt mempunyai struktur organisasi yang dapt digambrkan sebagai berikut :
PUCUK PIMPINAN
-Bagian Produksi
-Bagian Marketing
-Bagian Accounting
-Unit OfficeManager
Dengan demikian , dalam praktek perusahaan wewenang koordinasi dan tugas pelayanan office manager itu dapat digambarkan demikian :
PUCUK PIMPINAN
-Bagian Produksi - kantor pabrik A & kantor pabrik B
-Bagian Marketing - kantor penjualan
-Bagian Accounting - kantor keuangan
-Unit Office Manager - juru- juru tata usaha
→Berhubungan dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor tidak hanya seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu mengikuti asaz-asaz petunjuk dari simmons yg berikut :
a. Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor bergantung pada besarnya kantor itu.
b. Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).
c. Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu para juru tatausaha menuju ke atas.
d. Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana meupun sebagi pengawas.
e. Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau rumitnya pekerjaan.
f. Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.
g. Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager untuk memikul tugas bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.
→Mengenai pola pembagian kerja di antara para pegawai dalam bidang tatausaha , pada umumnya menurut C. L Littlefield dan R. M . Peterson ( Modern Office Management, 1956) dikenal dengan 2 macam rencana :
Rencana Urutan (serial plan) dan Rencana Sejajar (Paraflel Plan)
a. Unsur-unsur Organisasi
Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :
1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan.
2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang.
3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan.
4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain sebagai berikut :
- Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif
b. Struktur Organisasi
Agar suatu system kerja sama berjalan dengan baik, maka diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan wewenang setiap orang di dalamnya. Pembagian kerja dan penentuan tanggung jawab/wewenang ini menciptakan struktur organisasi. Dengan kata lain, struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana,misalnya dengan satu pemimpin dan beberapa bawahan. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahan tentunya merupakan struktur yang lebih rumit.
Satu struktur oraganisasi memerinci pembagian aktivitas kerja dan kaitkan satu sama lain. Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti.
Struktur organisasi ditentukan dengan memperhatikan beberapa hal yang penting, yakni spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tangung jawabnya), standardisasi (perlu ada suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu), koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama diantara tiap bagian, mekanisme pengambilan keputusan (yaitu dengan pemusatan wewenang pada stu pimpinan pusat (sentralisasi) atau dengan pembagian wewenang tertentu kepada tiap-tiap bagian (desentralisasi)), serta unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan).
Dibawah ini akan dibahas struktur organisasi berdasarkan departementasi, struktur modern dan organisasi informal dalam perusahaan.
Departementasi (fungsional, produk, wilayah)
Pembahasan mengenai struktur organisasi berdasarkan departementasi akan dibagi dalam tiga bagian. Dimana bagian ketiga ini cukup banyak digunakan dalam dunia perusahaan bisnis.
Fungsional paling banyak digunakan, khususnya pada perusahaan-perusahaan menengah kebawah. Kata lain dari struktur organisasi fungsional adalah organisasi lini dan staf. Dibawah akan dibahas tentang struktur organisasi lini, staf dan lini-staf:
Organisasi Lini
Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Cirri utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Dalam organisasi ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu menyangkut produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia. Organisasi lini banyak digunakan pada perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik[5].
Kelebihan struktur garis. Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak ada halangan birokrasi.
Kekurangan struktur garis. Kekurangan terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks. Hal ini menjadikan manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri karena tidak adanya staf tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa tugas harus didelegasikan. Sayangnya, struktur ini juga sering gagal memberikan pengganti personel manajerial yang sesuai karena pada beberapa kasus, tugas karyawan yang terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial.
Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini.
Kelebihan struktur garis (lini) dan staf. Kelebihan utama struktur ini adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Jadi, manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Manfaat lainnya adalah fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum. Tentunya hal ini akan sulit kita jumpai pada struktur garis yang murni. Dan sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis.
Kekurangan struktur garis dan staf. Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka. Pada beberapa instansi kita temukan fenomena karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang menghalangi perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf.
Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur dibagi kepada beberapa spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik, dsb). Tetapi mereka tetap melapor kepada presdir yang tetap memikul tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha. Bagan organisasi lini staf yang disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.
Departementasi Produk
Mengingat makin berkembangnnya suatu perusahaan pada beberapa produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali, maka perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian/ perkembangan terhadap struktur organisasi, karena tidak memadahi lagi dengan hanya menggunakan struktur organisasi fungsional.
Kelebihan struktur produk. Struktur ini memungkinkan beberapa devisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik untuk mereka. Katika struktur alternative digunakan seperti garis dan staf, proses dan prosedur akan terstandardisasi dalam keseluruhan perusahaan. Adapun aktivitas yang lain dapat di koordinasikan tersendiri oleh tiap devisi tanpa pengawasan langsung dari kantor pusat.
Kekurangan struktur produk. Dengan dimungkinkannya tiap devisi untuk berjalan dengan cara masing-masing dibandingkan struktur lain, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa devisi dalam mencapai tujuan perusahaan. Lebih jauh, masalah yang dihadapi oleh beberapa devisi mungkin akan dirasakan perusahaan secara keseluruhan.
Struktur Komite
Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial, dimana yang lainnya hanyalah sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini cocok digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan sebelumnya. Meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan terus berjalan, struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya.
Kelebihan struktur komite. Rekomendasi yang diberikan komite kadang kala diterima lebih baik dari pada yang dibuat oleh individu atau bawahan yang terdapat dalam wewenang garis. Kekurangan struktur komite. komite sring kali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan baik. Tidak semua komite sama produktifnya. Khususnya yang di dominasi oleh beberapa individu.
Departemen Wilayah
Pembentukan struktur organisasi departementasi/divisional wilayah sangat diperlukan pada usaha yang beroperasi tersebar di berbagai wilayah baik pada beberapa Negara, propinsi, maupun daerah. Tujuan terbentuk organisasi ini dalam rangka meningkatkan pangsa pasar produk-produk mereka. Struktur organisasi wilayah umumnya digunakan oleh usaha perbankan, perdagangan, asuransi, dan sebagainnya. Bentuk struktur dapat dilihat sebagai berikut
2) Pembahasan masalah dan solusi
Perubahan organisasi mampu melakukan berbagai inovasi Organisasi harus berani melakukan perubahan atau inovasi sesuai dengan perkembangan lingkungan (breaking the rules) dan menanamkan kepercayaan bahwa melakukan sesuatu yang berbeda bukan berarti melawan tatanan yang sudah ada tapi justru sebagai upaya memenuhi kebutuhan pegawai yang senantiasa berkembang dan berubah. Menurut Mc Kinsay desain organisasi didefinisikan sebagai 7-S yaitu:
1. Strategy, harus memiliki strategi yang dapat menghantarkan organisasi mencapai tujuannya sesuai dengan SWOT organisasi. Ada tiga strategi yang dapat digunakan yaitu cost leadership, focus, dan product differentiated;
2. Structure, ada empat hal yang harus diperhatikan span of control, departementalisasi, sentralisasi-desentralisasi dan koordinasi;
3. Staff, proses pemilihan staf yang akan digunakan harus tepat sesuai strategi yang digunakan;
4. Skills, disesuaikan dengan strategi yang digunakan organisasi;
5. Shares value; disesuaikan dengan strategi yang digunakan organisasi;
6. Style dan System harus sesuai dengan strategi yang digunakan dalam organisasi. Oleh karena semua di dunia ini berubah maka 7-S atau desain organisasi juga harus berubah sesuai dengan perubahan lingkungan agar dapat lebih adaptif,
7. Survive. Kombinasi dari kompetisi global, komputerisasi dalam proses manufaktur, dan komunikasi instan mempunyai implikasi. Paradigma inovasi dapat berubah hanya jika pimpinan secara stgnifikan mengubah para pegawai untuk memiliki komitmen terhadap proses inovasi yaitu:
1. Membuat inovasi terwujud, dengan mengumpulkan keberanian dan menpdi pendorong proses inovasi.
2. Mendorong inovasi secara personal dengan memberikan pertanggungjawaban dan hak ke kepada pemimpin puncak. TOMP – MB IPB 17
3. Menyusun tujuan inovasi seperti persentase penjualan produk baru untuk mendorong usaha inovasi.
4. Menyediakan pendanaan untuk membiayai proses inovasi.
5. Menetapkan budaya inovasi.
6. Mengawasi dengan sentuhan lembut tanpa kekerasan.
7. Menyediakan reward intrinsik.
BAB III
PENUTUP
PENUTUP
Kesimpulan
Organisasi perkantoran adalah satu jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibuat oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya.
Struktur dalam organisasi memiliki macam-macam bentuk, mulai dari di bidang organisasi perkantoran/perusahaan sederhana dan sampai yang lebih luas. Ini disesuaikan berdasarkan banyaknya anggota, itu terdiri dari: Organisasi lini (garis lurus), Organisasi lini dan staf, Departementasi produk, Komite, Wilayah. Di setiap personel mempunyai tugas dan tanggung jawab sendiri berdasarkan jabatannya, mulai dari kepala kantor sampai pemegang keuangan. Ini dilakukan demi melancarkan jalannya perusahaan/kantor. Tapi hanya dua tugas yang paling penting yakni manajer kantor dan pengawas kantor.
Saran
Dengan mengetahui struktur dan peran setiap jabatan yang ada di dalam perkantoran sangat penting ,diwajibkan semua aspek yang berada di dalamnya menjalankan peran dan fungsi mereka sebagaimana seharusnya seorang staff harus lebih berinovasi dan atasan memberi kebijakan dan perlakuan baik terhadap staff.
0 Comments:
Post a Comment